Management Assistent (vanaf 28 uur per week)

Vacature - Management Assistent

Als Management Assistent bij Rotterdam Engineering ben jij de rechterhand van onze directeur Jamal. In onze mensgerichte organisatie, vol passie voor techniek, zorg jij ervoor dat Jamal zich kan focussen op zijn taken als directeur. Je ontzorgt hem waar nodig, van agendabeheer tot administratieve processen en alles er tussenin. Een rol die voor ons bedrijf nieuw is dus je kunt er helemaal je eigen draai aan geven.  

Je bent veel meer dan een organisator: jij denkt mee, signaleert, anticipeert en bent een betrouwbare sparringpartner voor Jamal. Je voelt je thuis in een technische omgeving en vindt het leuk om te werken met mensen die passie hebben voor hun vak. 

Wat ga je doen?

• Directie-ondersteuning – Je beheert de agenda van Jamal, bereidt overleggen en afspraken voor, volgt acties op en zorgt voor een gestroomlijnde werkdag.
• Communicatie en coördinatie – Je onderhoudt contact met interne en externe partijen, en zorgt voor duidelijke, tijdige communicatie. 
• Structuur aanbrengen – Je zorgt voor overzicht in processen, afspraken, documenten en planningen, en maakt waar nodig de vertaalslag van strategie naar uitvoering.
• Persoonlijke assistentie – Je ondersteunt Jamal waar nodig ook op persoonlijk vlak, binnen redelijke kaders, zodat hij zich volledig kan focussen op zijn leidinggevende en technische rol. 

Wat we zoeken: 

• Je bent proactief, creatief, zelfstandig en denkt vooruit. 

• Je voelt je comfortabel in een technische werkomgeving en weet je goed staande te houden tussen ingenieurs. 

• Je communiceert helder en zorgvuldig, zowel in het Nederlands als het Engels. 

• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en houdt altijd overzicht. 

• Je bent betrouwbaar, toegankelijk en draagt bij aan een positieve werksfeer. 

• Je bent leergierig en staat open voor ontwikkeling en groei. 

Kortom: als Management Assistent bij Rotterdam Engineering ondersteun je niet alleen onze directeur, maar speel je een actieve en essentiële rol in een ambitieus, technisch gedreven team. Daarnaast werk je nou samen met onze officemanager zodat je altijd iemand hebt om op terug te vallen. 

Van ondersteunend naar onmisbaar:

In eerste instantie ondersteun je vooral onze directeur Jamal – denk aan agendabeheer, coördinatie en administratie processen. Maar naarmate je groeit in de rol, zal je steeds meer de spil worden in het stroomlijnen van besluitvorming, het voorbereiden van strategische overleggen. Daarnaast zijn wij een groeiende organisatie en is er alle mogelijkheid om je verder te ontwikkelen. Wij vinden het belangrijk dat je werk doet waar je blij van wordt en bieden je daarom ook de kans om zelf op onderzoek uit te gaan naar jouw persoonlijke ontwikkeling. 

Investeren in jou: 

• Je krijgt toegang tot relevante (interne) cursussen, opleidingen en workshops. 
• Er is ruimte voor coaching on the job door collega’s of leidinggevenden. 
• Je wordt actief betrokken bij verbetertrajecten binnen de organisatie. 
• Je krijgt het vertrouwen en de ruimte om je eigen werkgebied vorm te geven. 

Jouw groei = onze groei
Jouw ontwikkeling als professional betekent ook groei voor het team en de organisatie. Daarom investeren we in mensen die initiatief tonen, verantwoordelijkheid durven te nemen en met plezier structuur aanbrengen in een omgeving vol beweging. 

Groeipad

Het mogelijke groeipad dat wij voor ogen hebben is als volgt:  

Focus: individuele ondersteuning | uitvoerend & georganiseerd  

Als Persoonlijk Assistent ondersteun je één of meerdere leidinggevenden op persoonlijk en organisatorisch vlak. Je bent het eerste aanspreekpunt voor agenda’s, communicatie en praktische zaken.  
 
Persoonlijk Assistent  

-------------------------------------------- 

• Agendabeheer & afsprakenplanning 
• E-mailbeheer & correspondentie 
• Persoonlijke assistentie management 
• Notuleren en opvolgen van actiepunten 
• Vertrouwelijk omgaan met informatie  

▲ 

Focus: team- of afdelingsondersteuning | coördinerend & adviserend 

In deze rol breid je je ondersteuning uit naar een hele afdeling of MT. Je schakelt breder, denkt mee over processen en neemt initiatief in de uitvoering én verbetering van ondersteunende taken. 

 ▼ 

Management Ondersteuner      

-------------------------------------------- 

• Coördinatie van managementvergaderingen & verslaglegging 

• Signaleren en verbeteren van processen in de ondersteuning 

• Ondersteuning bij projecten & evenementenorganisatie 

• Overzicht houden over meerdere agenda’s, dossiers en prioriteiten 

• Contactpersoon voor interne en externe stakeholders  

▲ 

Focus: aansturing en ontwikkeling van ondersteuning | strategisch & verbindend 

Als Coördinator Ondersteuning ben je verantwoordelijk voor de aansturing van het ondersteuningsteam. Je bent sparringpartner voor management en HR, denkt mee over strategische ondersteuning en stimuleert de professionele ontwikkeling van collega’s in het vakgebied. 

▼ 

Coördinator ondersteuning 

-------------------------------------------- 

• Aansturen en coachen van ondersteunend personeel 

• Bewaken van kwaliteit en continuïteit van ondersteuning 

• Signaleren van verbetermogelijkheden en doorvoeren van procesinnovaties 

• Adviseren van het MT over inzet en structuur van ondersteuning
• Verbinden van ondersteuning aan organisatiedoelen

Interesse?

Mail dan jouw motivatie en CV naar r.vesters@upagroup.nl onder vermelding van ''Sollicitatie Rotterdam Engineering - Management-Assistent''.

Voor vragen kun je contact op nemen met Rorik Vesters: 06 15 68 07 67.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.